Comment intégrer avec succès un événement dans votre stratégie digitale ?

Etant donné l’investissement que représente l'organisation d'un évènement ou d'une conférence pour votre entreprise, autant en tirer le maximum de profit possible. Votre événement peut s’avérer être un formidable outil de communication au sein votre stratégie digitale. Cependant, vous devez en amont l’organiser au mieux et surtout prévoir une bonne communication.

La digitalisation de votre stratégie évènementielle vous permettra d'en maximiser le retour sur investissement.

Faites de votre stratégie événementielle une réussite

Communiquez sur votre événement de manière efficace et suffisamment tôt, au moins 2 à 3 mois à l'avance. Ce qui veut dire qu'une fois la date de l'évènement fixé, vous devriez commencer à préparer tous les éléments de la stratégie au moins 5 mois en avance.

D’un point de vue stratégique, plusieurs étapes sont à prévoir :

1

Préparation d’une Landing page “Save the Date”

Votre page de confirmation d'inscription doit comprendre au minimum la description de l'évènement, sa date et horaires, le programme, les avantages à participer, un formulaire d'inscription, et les informations pratiques pour s'y rendre.


En plus vous pouvez ajouter vos partenaires et sponsors, et tout autre élément que vous jugerez utile.

2

Elaboration de la stratégie d'email d’invitation + email de rappel + email d'information aux participants quelques jours avant l'événement

Votre premier email partira au moins 2 mois avant l'évènement. Celui-ci expliquera avec quelques mots (1-2 paragraphes maximum) de quoi il s'agit et un bouton d'appel à l'action pour ouvrir la landing page "Save the date" sur laquelle vos invités auront plus de détail.


Envoyez également un email de rappel à ceux qui ne se sont pas encore inscrits un mois à l'avance.


Ensuite un dernier email parviendra 2 ou 3 jours avant l'évènement à ceux qui ont confirmé leur inscription avec les informations pratiques pour s'y rendre (lieu, date, horaires, parking à proximité, lignes de transports publics, etc.)

3

Création d’un email de remerciement aux présents + landing page post-évènementielle

1 à 2 jours après que l'évènement soit passé, les personnes présentes recevront un email de remerciement, celui-ci contenu également un bouton à cliquer qui ouvrira une page de l'après évènement et qui pourra comprendre les photos de l'évènement, vidéos, slides de présentation etc.


En plus, cette page peut avoir une part stratégique en y ajoutant les contacts de vos commerciaux par exemple, ou en emmenant vos visiteurs vers des endroits stratégiques de votre site qui viennent en complément de l'évènement.

4

Stratégie social media évènementielle

Partagez avec votre audience Facebook, LinkedIn, et vos autres réseaux sociaux la landing page Save the Date. N'hésitez pas également si vous souhaitez avoir plus de monde présents à opter pour une campagne de publicité payante ciblée sur la typologie d'invités que vous aimeriez avoir afin d'élargir la promotion de cette page. 2 à 3 semaines avant l'évènement si vous n'avez pas encore suffisamment d'inscriptions, prévoyez une campagne additionnelle avec une notion d'urgence "plus que quelques jours pour vous inscrire".

5

Scénario d'automatisation des séquences d'envoi

Avec la technologie qui existe aujourd'hui et des outils comme Hubspot, il serait assez fou de procéder à l'envoi des emails manuellement. Tout cela peut être automatisé à l'avance, basé sur un scénario centré sur la date de l'évènement.


L'autre avantage, est que lorsqu'un prochain évènement aura lieu, vous pourrez simplement cloner l'ensemble de la stratégie et reproduire ce qui a fonctionné. Gain de temps impressionnant assuré !

A ces étapes, il est important d'ajouter de bien segmenter vos listes, ce sera important pour la suite notamment si vous comptez exploiter l'évènement dans une stratégie de vente. Et bien sûr comme on dit, rien ne remplace le bouche à oreille, alors parlez-en autour de vous, à vos clients, à vos partenaires, etc.

Christophe Prudent

Expert Webmarketing

En moyenne on constate que 30% des personnes qui c'étaient pourtant inscrites ne viendront pas. Si vous lancez votre invitation à 700 contacts, et que 40 personnes confirment leur inscription, prévoyez que seulement 25 à 30 personnes viendront en réalité.

Rendez votre évènement intéressant et ludique avec des éléments connectés

Pour profiter un maximum de l'évènement, pensez à la récupération de données. C'est l'occasion de récupérer de nouveaux contacts, sans nécessairement avoir eu leur carte de visite entre les mains de votre équipe.

Un moyen intéressant d'y parvenir est d'ajouter un Photobooth à votre évènement. En plus d'être ludique et amusant pour vos invités, cet appareil va leur demander d'entrer leur adresse email, ce qui vous permettra par la suite de les exploiter dans vos stratégies de newsletter et de retarguetting.

FusionTen est en partenariat avec la société Photobo​​oth System, Monsieur Nory Makhlouf, qui propose une borne photo interactive pour vos évènements avec des impressions instantanées ! Bonne ambiance garantie et souvenir mémorable pour vos invités !

Elargir votre audience avec une retransmissions en Live sur le web

Peut-être que tous vos invités n’ont pas pu se rendre à votre événement. Dans le cadre d’une conférence par exemple, sachez que vous avez la possibilité d’étendre votre audience avec une diffusion sur Internet, sur Youtube Live ou Facebook Live par exemple.

Un peu de matériel professionnel est de rigueur pour une bonne retransmission, fluide et de qualité.

Pour cela, FusionTen est en partenariat avec la société UDG Sound, Monsieur David Märki, qui s'occupe de toute la partie audiovisuelle et technique. Avec UDG Sound, le professionnalisme est assuré !

Pensez à enregistrer la vidéo retransmise, vous pourrez aussi en tirer profit par la suite dans votre stratégie de marketing digital, en la republiant par exemple plus tard sur vos réseaux sociaux et même de l'inscrire dans une stratégie de contenus Inbound Marketing.

La finalité d'un évènement B2B est d'en dégager des bénéfices indirects. Mettez donc ces éléments en oeuvre, votre prochain évènement sera transformé !

A vous de jouer et n’hésitez pas à nous faire partager votre expérience sur notre page Facebook​​​​ !

Retour haut de page